DMS · Dokumentenarchiv
Versionen, Aufbewahrungsfristen, Volltextsuche, Zugriffsprotokoll. Freigaben für Kunden und Steuerberater ohne Dateiversand.
2 GB und ein Jahr Aufbewahrung dauerhaft kostenlos
Versionen übereinander statt Dateien nebeneinander, Volltext über alles.
Aufbewahrung je Dokumentart, mit einem Klick angewandt.
Gesperrte Dokumente, Prüfsummen, Integritätsprüfung auf Knopfdruck.
Wer wann welche Fassung geöffnet hat.
Zwei Gigabyte und ein Jahr Aufbewahrung dauerhaft kostenlos, danach pro Gigabyte.
Das ist die Dokumentenverwaltung aus dem echten Produkt. Die Reiter oben sind das Programm dieser Seite.
Dokumente, Unterschriften, Aufbewahrungsrichtlinien, GoBD-Konformität: die vier Reiter sind die vier Kapitel dieser Seite - und der Grund, warum das ein Archiv ist und kein Ordner.
Titel, Dokumentnummer, Tags - dazu Typ, Status und Kategorie als Filter. Der Vertrag findet sich über das, was in ihm steht, nicht über den Dateinamen.
Nummer, Typ, Status, Größe, Tags, Datum: das Archiv weiß, was es hält. Fristen und Prüfbarkeit entstehen aus genau diesen Feldern - nicht aus Disziplin.
Eine Akte, nachvollziehbare Fassungen, Volltext über alles.
Jede Zeile trägt ihr Etikett - das Archiv weiß, was es hält.
Rechnungen zehn Jahre, Verträge sechs - als Regel, nicht als Vorsatz.
Gesperrt, aktiv, Prüfsumme - der Nachweis ist ein Klick, keine Suche.
Ein Archiv wird an genau einem Tag geprüft. Bis dahin fällt nicht auf, ob es eines ist oder nur ein Ordner mit Dateien.
Er liegt auf einem Netzlaufwerk, in einem Ordner, den ein Kollege angelegt hat, der nicht mehr da ist. Suchen dauert Stunden - und beweist nichts über den Zustand des Dokuments.
Unsere AntwortVolltextsuche über alles, was du sehen darfst, mit Dokumentnummer, Art, Kategorie und Schlagworten. Und ein Zugriffsprotokoll, das zeigt, wer wann welche Fassung geöffnet hat.
Also wird nichts gelöscht. Personalakten von 2009 liegen neben Rechnungen von gestern - beides ein Risiko, das eine zu früh, das andere zu lang.
Unsere AntwortAufbewahrungsregeln je Dokumentart, mit einem Klick angewandt. Kennzahlen und Prüfsummen an einem Ort statt eines Versprechens im Prospekt.
Danach existieren sie doppelt, in einem Postfach, das dir nicht gehört. Zurückholen kann man sie nicht.
Unsere AntwortFreigaben statt Dateiversand. Der Zugriff bleibt im Archiv, ist widerrufbar und steht im Protokoll.
Bei der Prüfung findest du jedes Dokument - und wer es geöffnet hat.
Im Detail
Jede mit einer eigenen Seite im Handbuch - und hier, Kapitel für Kapitel, gezeigt und erklärt.
01Ordnung
vertrag_final_v3_neu.pdf ist keine Version, sondern ein Hilferuf. Hier hat ein Dokument eine Akte mit Nummer, Art, Kategorie und Schlagworten, und seine Fassungen liegen übereinander statt nebeneinander. Gefunden wird per Volltext über alles, was du sehen darfst, gefiltert nach Art, Status und Kategorie.
1 Akte
je Dokument, mit nachvollziehbaren Fassungen darunter.
Jede Zeile trägt ihr Etikett - das Archiv weiß, was es hält.
02Fristen
Rechnungen zehn Jahre, Bewerbungen sechs Monate: Aufbewahrungsregeln gelten je Dokumentart, einmal festgelegt und mit einem Klick angewandt. Das ist der Unterschied zwischen einem Archiv und einem Ordner mit Dateien: das Archiv kennt die Regel.
1 Regel
je Dokumentart, mit einem Klick auf alle Dokumente der Art angewandt.
Rechnungen zehn Jahre, Verträge sechs - als Regel, nicht als Vorsatz.
03Nachweis
Ein Archiv wird an genau einem Tag geprüft. Das Zugriffsprotokoll hält fest, wer wann welche Fassung geöffnet hat. Unterschriften sind am Dokument sichtbar. Und Freigaben für Kunden und Steuerberater laufen ohne Dateiversand, also ohne Kopien in fremden Postfächern, die nie wieder einzufangen sind.
1 Eintrag
je Zugriff, mit Zeitstempel.
Gesperrt, aktiv, Prüfsumme - der Nachweis ist ein Klick, keine Suche.
04Ablegen
Hochladen geht immer - aber die meisten Dokumente entstehen in einem Vorgang, und von dort werden sie auch abgelegt: mit Dokumentnummer, Art, Kategorie und Schlagworten. Ein Archiv, das den Umweg über den Desktop verlangt, wird nicht gepflegt. Dieses verlangt ihn nicht.
Regel einmal festlegen, dann mit einem Klick auf alle Dokumente der Art anwenden.
Wer hat wann welche Fassung geöffnet.
Eine Akte, nachvollziehbare Fassungen - kein vertrag_final_v3_neu.pdf mehr.
Hochladen oder aus einem Vorgang heraus.
Regel je Dokumentart, einmalig.
Volltext über alles, was du sehen darfst.
Was es kostet
Bezahlt wird je Gigabyte. Ein Archiv, in das niemand hineinsehen darf, ist wertlos - Zugänge kosten deshalb nichts.
0 €
zwei Gigabyte, ein Jahr Aufbewahrung
Ablegen, wiederfinden, behalten.
2,90 €
je GB / Monat
2,42 €
je GB / Monat · 29 € je GB / Jahr
Alles aus Free, plus Ordnung im Wachstum.
3,90 €
je GB / Monat
3,25 €
je GB / Monat · 39 € je GB / Jahr
Alles aus Team, plus Fristen nach Regel.
4,90 €
je GB / Monat
4,08 €
je GB / Monat · 49 € je GB / Jahr
Alles aus Professional, plus Nachweis.
Preise netto. Monatliche Abrechnung: jederzeit kündbar. Jährliche Abrechnung: zwölf Monate zum Preis von zehn, im Voraus.
Versionen, Aufbewahrungsfristen, Volltextsuche, Zugriffsprotokoll. Freigaben für Kunden und Steuerberater ohne Dateiversand.
Kostenlos archivierenKeine Kreditkarte. Monatlich kündbar.